-Μόνον το 17% των επιχειρήσεων και δημόσιων φορέων στην Ελλάδα εργάζεται σε περιβάλλον “Ρaperless office”!
Επιμέλεια: Ευθϋμιος Χατζηϊωάννου.
Σύμφωνα με τα στοιχεία διεθνούς έρευνας, που πραγματοποίησε o Οργανισμός “ΑΙΙΜ” (The Global Community of Information Professionals), το χαρτί εξακολουθεί να γεμίζει τα γραφεία των επιχειρήσεων και των δημόσιων φορέων, παγκοσμίως, παρά την προσπάθεια για το αντίθετο (“Ρaperless office”).
Σύμφωνα με τα στοιχεία της έρευνας, που ολοκληρώθηκε τον Δεκέμβριο του 2015 και η οποία έχει γνωστοποιηθεί και στις εταιρείες του κλάδου στην χώρα μας, μόνον το 17% των επιχειρήσεων και δημόσιων φορέων εργάζεται σε περιβάλλον “Ρaperless office”, ενώ υπάρχει και ένα 20%, που παρατηρεί, ότι η χρήση χαρτιού αυξάνεται. Τα πράγματα είναι καλύτερα στα παραστατικά, όπου το 40% αποστέλλεται πλέον ηλεκτρονικά.
Το “Ρaperless office” είναι ένα «πράσινο κίνημα», που μεταμορφώνει την εταιρεία ή τον δημόσιο φορέα, που το ακολουθεί και το εφαρμόζει και αποτελεί καίριο πλήγμα στην γραφειοκρατία
Σημειώνεται δε, ότι το 59% των ιδιωτικων και δημοσίων φορέων, που εφαρμόζει σύστημα “Ρaperless office” επέτυχε την επιστροφή της επένδυσης σε λιγότερο από 12 μήνες, με εφαρμογή λύσεων του συστήματος αυτού
Tί είναι, όμως, η έννοια του “Paperless Office”;
Όπως καταλαβαίνουμε και από την κυριολεκτική ερμηνεία του όρου, πρόκειται για γραφείο, που δεν περιέχει χαρτί. Για έναν υπάλληλο, για παράδειγμα, που δεν πηγαίνει στο γραφείο του διευθυντή του, για να του δώσει κάποιο έγγραφο, αλλά του το στέλνει με mail. Ή για την γραμματέα, που θα πάρει έγκριση, μέσω ψηφιακής υπογραφής σε ένα αρχείο pdf και όχι με τον παραδοσιακό τρόπο.
Είναι, όμως, και πολλά περισσότερα από αυτό. Είναι μια συνεχής διαδικασία, η οποία σταδιακά μειώνει αποτελεσματικά τους όγκους χαρτιού, που συσσωρεύονται στα γραφεία των εργαζομένων, έχοντας, βέβαια, τα αντίστοιχα οικονομικά, αλλά και περιβαλλοντικά οφέλη. Θεωρείται ένα «πράσινο κίνημα», που μεταμορφώνει την εταιρεία ή τον δημόσιο φορέα, που το ακολουθεί και το εφαρμόζει και αποτελεί καίριο πλήγμα στην γραφειοκρατία.
Τα βασικά οφέλη του συστήματος “Ρaperless office”
Με δεδομένα αυτά τα στοιχεία, η επόμενη ερώτηση της έρευνας είναι, γιατί δεν υιοθετείται περαιτέρω αυτή η λύση. Στην ερώτηση, λοιπόν, «γιατί πιστεύετε ότι υπάρχει ακόμα τόσο πολύ χαρτί στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες;», στις πρώτες δύο απαντήσεις φαίνεται οι διευθύνοντες και οι υπάλληλοι να «αλληλοκατηγορούνται», καθώς απαντούν («φταίει η διοίκηση, που δεν το αποφασίζει» ή «φταίνε οι εργαζόμενοι, που προτιμούν ακόμα το χαρτί»).
Η τρίτη απάντηση, όμως, δίνει έναν ακόμη λόγο: «Υπάρχει έλλειμα γνώσης, όσον αφορά στο τι μας προσφέρει το paperless».
Όπως αναφέρουν, στην συνέχεια, οι συμμετέχοντες στην έρευνα, με βάση πάντα την προσωπική τους εμπειρία, τα βασικά οφέλη είναι:
-Γρηγορότερη απόκριση σε αιτήματα πελατών, αλλά και συνεργατών
-Αύξηση παραγωγικότητας
-Ευκολότερη παρακολούθηση καταστάσεων και κατανομής φόρτου εργασίας
